Eventos Corporativos

En el ámbito empresarial, los eventos sirven para presentar o potenciar determinados productos, servicios e incluso la marca. El evento permite realizar un acercamiento con los potenciales ó actuales clientes facilitando los objetivos de fidelización frente a los competidores del segmento. Los eventos corporativos pueden ayudar a la superación de determinados objetivos de marketing: Dar a conocer nuevos productos, servicios Branding de marca Motivación del personal Mejorar el rendimiento laboral Incentivar la fuerza de ventas Formar equipos con sentido de pertenencia Conmemorar Aniversarios Agasajar a los empleados o a los clientes Los eventos pueden ser realizados por la misma empresa o por terceros. Los eventos de terceros son aquellos organizados por entedidades públicas o privadas que invitar a participar a la empresa como oradores, expositores o representantes. La empresa puede patrocinar al evento o puede no tener participación directa. Algunos ejemplos de estos eventos son los Congresos, las Convenciones, los Festivales o Foros. Dentro de la entidad, se pueden llevar a cabo aquellos eventos de comunicación interna de la empresa cómo capacitaciones, conferencias para el personal o reuniones de trabajo de departamentos o gerencia. La entidad también puede llevar a cabo eventos con proveedores, almuerzos de negocios, videoconferencias y reuniones de prensa en la que se involucran terceros como participantes. Por último, las empresas pueden realizar eventos que por diferentes motivos deben realizarse fuera de la empresa como inauguraciones, presentaciones o desayunos de negocios. Te dejamos una lista de los eventos corporativos más utilizados: Almuerzos de trabajo: Este tipo de reuniones son fundamentales para la imagen corporativa y relaciones públicas ya sea con clientes o proveedores. Están dirigidos a los altos cargos de las empresas. Aniversarios: Son eventos para celebrar sucesos conmemorativos de la empresa. Coloquios: Reuniones y disertaciones orales en las que se convocan a número limitado de personas para debatir sobre una temática. Congresos: Reuniones de personas promovidas por una empresa o asociación con la finalidad de encontrar soluciones o ideas en determinados sectores. Convenciones: Las convenciones son eventos dirigidos a fuerzas de venta comerciales. Si objetivo es debatir para buscar alternativas que concuerden mejor con los objetivos de la empresa. Ferias: Estos eventos sirven para estimular la producción y el comercio. En ellos se promueve el conocimiento y la venta de un producto o servicio. Exposiciones: Son presentaciones públicas de determinados segmentos para estimular la producción, el comercio o la cultura. Desayunos de trabajo: Estos eventos se realizan con el objetivo de concertar reuniones de trabajo en horarios que no interrumpan la jornada laboral. Las empresas adaptan los eventos corporativos según sus necesidades y objetivos. Dentro de la gran variedad se podrán realizar eventos corporativos con menor o mayor presupuesto pero siempre con el fin de alcanzar los objetivos de marketing establecidos en nuestra Pyme. ¿Ya estás realizando o participando de eventos empresariales para promocionar tu emprendimiento o Pyme?

Viajes de Incentivos

Viajes de Incentivos Deje que nuestros especialistas le organicen un programa de incentivos de viaje único y memorable que estimule el rendimiento de su fuerza de ventas y sus mejores distribuidores. Nosotros le ayudaremos en esa muestra de reconocimiento a los empleados, creando itinerarios interesantes que motiven a su personal y desarrollando programas que incentiven su equipo. Los viajes de incentivos o las reuniones en destinos fuera de la oficina habitual permiten a los participantes reunirse fuera de la estructura corporativa. Muchas de las mejores ideas, programas y estrategias se desarrollan en esas reuniones donde los ejecutivos y los empleados pueden ser creativos y disfrutar de actividades y atracciones locales. Nuestros especialistas le asesorarán sobre los destinos de primer nivel, visitarán la ubicación, diseñarán actividades recreativas, y por supuesto le gestionarán todos los detalles del viaje. ¡Díganos dónde y nosotros se lo organizamos! Selección y Reserva de Ubicaciones Para asegurarse de que la ubicación se ajusta a sus normas en todos los niveles, hacemos visitas de inspección de las ubicaciones y todos sus componentes, incluyendo habitaciones, instalaciones, servicio, comida, sus alrededores, actividades, atracciones y todo lo que sea importante para su evento y sus invitados. Hoteles Como expertos en la industria de eventos y viajes, conocemos los detalles a tratar con cada hotel y con quién hacerlo, para asegurarnos de que usted consigue los mejores servicio y los mejores precios. Actividades/Tours Como muchos hoteles y resorts ofrecen actividades recreativas y excursiones se podrán incluir en el programa para sus invitados. Nos aseguraremos de diseñar un programa ideado para todos y con el fin de que sus invitados disfruten del entorno. Paquetes Integrales Como líderes en la industria, tenemos los recursos y conocimientos técnicos para crear paquetes integrales para su próximo viaje. Junto con nuestros proveedores y hoteles preferenciales, podemos obtener los mejores precios en viajes, alojamiento, comida y actividades.

Reuniones de empleados

Reuniones de equipo Las corporaciones son conscientes de la importancia de invertir en sus empleados con el fin de fomentar la unidad promover el trabajo en equipo. Plan Events reconoce que cada empresa tiene sus propias necesidades individuales cuandose trata de invertir en sus empleados y de generar unidad. Cada equipo es único y requiere un programa específico para alcanzar los objetivos deseados. Nuestras alianzas estratégicas con los mejores proveedores del sector nos permite crear el paquete perfecto para cualquier evento de formación de equipos. Nuestros especialistas le ayudarán a elegir el paquete de formación de equipos a medida para satisfacer las necesidades de su empresa o a diseñarlo específicamente. Usted elige el tema y nosotros nos encargaremos del resto. Organizamos todo su evento. Le ayudamos en la selección del sitio, las negociaciones con el hotel, el catering, el alquiler de equipos y cualquier otro aspecto que usted desee incluir. Entretenimiento Entendemos que el enfoque principal de su evento de formación de equipos es motivar a su personal y promover la camaradería, y que también es importante mantener a su equipo comprometido y proporcionar un cierto nivel de entretenimiento. Nuestros especialistas se centrarán en asegurar que su próximo evento en equipo proporcione todos los ingredientes necesarios para el éxito. Premios Uno de los mejores instrumentos para impulsar y mantener la moral entre su equipo son los premios y actos de reconocimiento. Con nuestras alianzas estratégicas de proveedores, no sólo podemos conseguir los mejores precios, sino también ayudarle en la elección de los premios adecuados para sus empleados. Eventos al Aire Libre Ya se trate de una carrera de obstáculos o un equipo de búsqueda del tesoro, Plan Events trabajará con usted para asegurarse de que su mensaje se transmite a su equipo y que existe una distribución equilibrada entre la actividad y la formación.

Reuniones y Covenciones

Las reuniones y convenciones son fórmulas probadas para motivar y premiar a empleados, estrechar relaciones comerciales con cliente,lanzar productos o dar formación. Nos centramos en ayudar a las empresas a producir reuniones más efectivas que lleven a alcanzar los objetivos fijados. Trabajamos individualmente con cada cliente para determinar los objetivos perseguidos y desarrollar con ellos un programa que nos lleve a conseguirlos. Nuestros especialistas en gestión le ayudarán a obtener el perfecto equilibrio de contenidos, formales y de entretenimiento, para que cada reunión tenga el éxito deseado.

   

Mesas Redondas

Reunir a los directivos en la Reunión Trimestral o agrupar a la fuerza de ventas para una sesión de motivación. En cada caso, trabajamos con Vd.para asegurarnos que dispone de las herramientas necesarias para optimizar sus resultados. Supervisamos los montajes de sala, los equipos audiovisuales, el catering, la iluminación o los pequeños materiales. 

Seminarios

¡Vd.elije el tema y nosotros nos encargamos del resto! Desde los presentadores al diseño de la agenda, nosotros planificamos su seminario de principio a fin. Le ayudamos en la selección de ubicaciones, negociación con hoteles, catering, alquiler de equipos o cualquier otro elemento que quiera Vd.incluir.

Comidas

Tanto si es una comida de negocios, de club o su cena de cumpleaños, nos encargamos de organizarla, supervisando el catering, gestionando invitaciones, contratando entretenimientos, organizando actividades y asegurándonos de que los invitados estén debidamente atendidos y disfruten del evento.

Creación y Gestión de Presupuestos 

Entendemos la importancia de ajustarse a un presupuesto. Negociamos contratos con proveedores y hoteles y le ayudamos a obtener los mejores precios en cualquier otro servicio, obteniendo el máximo rendimiento del presupuesto establecido. Con nuestra experiencia en el sector y nuestra relación con proveedores podemos facilitarle las mejores condiciones.

Entretenimiento

Sabemos que, además del objetivo principal de comunicar con los asistentes, en muchas ocasiones también es necesario darles un cierto nivel de entretenimiento. Nos aseguramos de que los participantes disfruten de su momentgo de diversión pero manteniendo el foco en el contenido principal de la convención. 

Inscripciones

Sin el conocimiento y las herramientas necesarias, la gestión de inscripciones se puede convertir en un verdadero quebradero de cabeza. Plan Events se encarga de las inscripciones online,  los identificadores o los incentivos para inscripciones tempranas y le libera de esa función.

Señalización

Con nuestra empresa hermana SIGNARAMA, la mayor empresa de rótulos del mundo, nos podemos hacer cargo de toda la señalización del evento, lonas, cartelería, decoración de stands, y todo a unos precios imbatibles

La Responsabilidad Social Corporativa: ¿Por qué debe importarnos?

Las respuestas de las 1.100 organizaciones, relacionadas con el sector de congresos y reuniones o el de la hostelería, a la encuesta de MPI sugieren que haya muchas personas altruistas en ambos sectores.

"Quiero hacer lo correcto para el mundo". "Quiero asegurarme de que mis hijos tengan un futuro". "Es importante aportar algo". Éstos son sólo algunos de los motivos por los que los profesionales del sector de congresos y reuniones han adoptado prácticas empresariales socialmente responsables, según el estudio de MPI sobreResponsabilidad Social Corporativa.

Las respuestas de las 1.100 organizaciones, relacionadas con el sector de congresos y reuniones o el de la hostelería, a la encuesta de MPI sugieren que haya muchas personas altruistas en ambos sectores. El 90% de las empresas de nuestro sector se implica en algún tipo de actividad ligada a la Responsabilidad Social Corporativa (RSC), con una de cada cuatro reconociendo un alto grado de implicación. Y para la mayoría de las empresas, dicha implicación no se debe a preocupaciones empresariales convencionales, sino a un sentido más amplio de la ciudadanía y del deber cívico. A continuación se presentan algunas de las lecciones que se han podido extraer del estudio de investigación de MPI, así como algunos ejemplos de las respuestas de los encuestados.

Eventos del futuro

Las tendencias tecnológicas constituyen un reto para el sector, pero también le brindan oportunidades para potenciar y extender las reuniones más allá de su valor nominal.

La tecnología es el ámbito del cambio más significativo que afronta el sector. De hecho, el 18% de los profesionales del sector de congresos y reuniones ya ha experimentado el cambio hacia las reuniones virtuales y/o híbridas; uno de los motivos por los que nuestro sector incluye la tecnología, junto con la política, los valores de competitividad, la responsabilidad social corporativa (RSC) y el cambio social, entre las claves del futuro de los eventos. Ésta es una de las conclusiones de la fase I del estudio de MPI sobre dicho tema (patrocinado por PSAV, Jumeirah Hotels & Resorts, Omni Hotels y la Fundación MPI).

Las tecnologías convergentes, las reuniones virtuales, la sobrecarga informativa, las videoconferencias, la gamification, el desarrollo de aplicaciones, la impresión 3D, las "calm technologies" [tecnologías diseñadas para evitar la sobrecarga informativa], la computación de código libre y en la nube, la realidad aumentada y el reconocimiento de voz cambiarán la forma en la que las empresas hacen negocios, planifican y celebran sus reuniones. Y, en tanto que algunas de las tendencias plantean desafíos para el sector –sobre todo en cuanto a la entrega de contenidos–, también le brindan oportunidades para potenciar y extender las reuniones más allá de su valor nominal.

Apoyo para evitar el no show

Don't spoil the party

La asociación belga The Promisepromueve una campaña de sensibilización contra los NO SHOWS, personas que han confirmado la participación en un evento al que finalmente no acuden. Un fenómeno que en nuestro sector se traduce en innumerables recursos despilfarrados, tanto en trabajo y medios como en alimentos y bebidas.

Eventos Sociales

Cómo calcular el retorno social sobre la inversión (SROI). 

Muchos profesionales del sector de congresos y reuniones intentan marcar la diferencia de forma positiva a través de eventos de acción social, como complemento a un programa de responsabilidad social (RSC). Nos hace sentir bien. También puede ayudar de veras a la comunidad. Pero ¿cómo podemos medirlo para luego relatar el cambio que hemos producido? El retorno social sobre la inversión (SROI) nos ayuda a conseguirlo.

Según Alison Lingane y Sara Olsen, escribiendo para el California Management Review, el propósito del SROI es relatar el impacto social de una organización (o evento), frente a la inversión económica que se ha realizado para crear dicho impacto. Se trata de un concepto más amplio que el retorno económico sobre la inversión y mide el valor que se crea al efectuar cambios en los sistemas social, medioambiental y económico, o lo que se denomina "resultado final triple". 

Buenas prácticas de sostenibilidad en Eventos

Las prácticas de sostenibilidad forjan lazos entre los empleados (y los asistentes a los eventos) de una empresa e impulsan la innovación.

Pregunta a David Oakey, diseñador de moqueta para Interface Flor, cuál fue su inspiración para el diseño "Entropía" que hizo furor en 2003 (y que ahora se vilipendia a menudo), y es probable que te diga "el bosque" como respuesta. No se equivocaría; pero hay más de lo que se ve a primera vista.

Oakey y varios compañeros emprendieron un viaje de estudios a un bosque cercano, después de que su empresa hubiera decidido apostar por unas prácticas más sostenibles y "verdes" en todas las áreas de su negocio. A los diseñadores se les dijo: "Necesitáis usar menos materiales. Necesitáis diseñar moquetas que básicamente no gasten tanta "pelusa", por falta de una palabra mejor", dijo Erin Meezan, vice-presidente de sostenibilidad de Interface, empresa radicada en Atlanta (Georgia). Oakey se puso a cavilar sobre el biomimetismo, el concepto de buscar soluciones de diseño en la naturaleza, y luego se fueron todos los diseñadores al bosque para observar "cómo fabrica la naturaleza un suelo".

Descubrieron que la moqueta de la naturaleza no era uniforme o repetitiva. En el suelo del bosque reinaba el caos. Era precioso. Y funcionaba.

Planificación de eventos sostenibles, verdes o sustentables, responsabilidad social corporativa (RSC) para eventos

En la actualidad, el medioambiente es una de las cuestiones globales más candentes, y como tal ha de ser abordada en todos los ámbitos. ¿Por qué no implementar iniciativas sostenibles en nuestros eventos? La implementación de medidas de protección ambiental en nuestros congresos y reuniones puede conferirles un toque especial, además de ahorrar dinero, ser beneficiosas y dar una impresión moderna y altruista. Las reuniones "verdes" pueden de veras proporcionar a la industria de los eventos mucho valor añadido, así como reducir costes. Hoy en día hay muchos expertos en la materia y Plan Events España es uno de ellos que ayudan a fomentar las iniciativas y los eventos sostenibles.

Estudio sobre el Sector Global del Congresos y Reuniones

Fecha Publicación: 26/09/2012 – CIBTM

El 62% de los compradores prevé un mayor número de eventos y el 72% afirma que trabajará con nuevos destinos. Los resultados del 4º Estudio sobre el Sector Global del Congresos y Reuniones, anunciados en CIBTM China and Asia Focus, demuestran que la región sigue teniendo un enorme potencial de crecimiento, con un aumento previsto del número de eventos celebrados, de presupuestos y de nuevos destinos. El estudio se basó en las decisiones y los desafíos corporativos de 579 profesionales (332 compradores y 247 proveedores del sector de congresos y reuniones) que se preparan para entrar en una nueva era global para el sector. El 77% de los encuestados provenía de Asia y el 23% se radicaba fuera de la región pero organizaba eventos en ella. Los principales sectores: Los 10 principales sectores para el sector asiático de congresos y reuniones este año son: Gobieron/Administración Finanzas/Banca/Seguros Servicios públicos Electrónica/Comunicaciones Farmaceútico/Médico Formación/Educación Construcción/Ingeniería Automoción Inmobiliario Manufactura/Industrial Destinos: En cuanto a los 10 principales destinos asiáticos para la organización de eventos, China era el más popular, con el 62% de los todos encuestados eligiéndolo más a menudo como destino, seguido por Hong Kong (45,5%) y Tailandia (35,9%). Tendencias del sector: Las previsiones para el sector MICE fueron también muy positivas, con el 62% de los compradores encuestados afirmando que iba a organizar un mayor número de eventos en los próximos 12 meses (con respecto al número de eventos organizados en los últimos 12 meses), y el 25% afirmando que iba a organizar el mismo número de eventos. El 48% de los encuestados afirmó que iba a aumentar el presupuesto en los siguientes 12 meses y el 31% respondió que lo iba a mantener. Esto puede deberse al uso de los medios sociales y nuevas tecnologías, ya que el 77% de los compradores y el 86% de los proveedores afirmaron usarlos para comunicarse y hasta el 30% dijo que ya proporcionaba aplicaciones. El 72% de los compradores también reconoció que iba a trabajar con un mayor número de destinos nuevos, el 22% dijo que iba a trabajar con los de siempre, y sólo el 6% afirmó que iba a reducir el número de destinos con los que trabajaba. Cuando a los encuestados se les preguntó qué factores iban a influir más en el crecimiento del número de eventos celebrados y en el del sector en general, las respuestas más frecuentes fueron: la economía global y local, el aumento de las tarifas aéreas y la inflación, el aumento de la demanda y el auge del sector en China, el desarrollo de productos y destinos, las necesidades de personal y nuevas ideas creativas. Tecnología: Los resultados del estudio sobre las nuevas tecnologías fueron los más significativos, con el 85,5% de los proveedores encuestados y el 77% de los compradores encuestados afirmando que iban a usar los medios sociales como nueva herramienta de comunicación y más del 50% de los compradores afirmando que iba a empezar a organizar reuniones virtuales. El estudio fue realizado por Sally Greenhill de The Right Solution, en colaboración con Reed Travel Exhibitions: sallygreenhill@rightsolution.co.uk.

Reuniones y Tecnología ¿Juntas?

Lo que la tecnología de los teléfonos inteligentes nos puede enseñar (y recordar) sobre el diseño de las reuniones.

El mensaje que se transmite en grupos, encuestas y entrevistas con expertos, en el debate fomentado por MPI sobre el futuro de las reuniones, es enfático: no se debe utilizar la tecnología simplemente por utilizarla. Hay cada vez más motivos para temer que la tecnología se esté volviendo cada vez más humana y que las reuniones se encaminen a toda prisa en la dirección contraria; hacia el uso de la tecnología en detrimento de la conexión humana. Hay muchos ejemplos de reuniones que utilizan la tecnología para aumentar la interacción y participación de los delegados. Pero cuando existen presiones para impresionar a los delegados, la "seducción de lo nuevo" puede ahuyentarles.

Crea un Evento del que nadie se olvide..

Implica a tu público –y mantenle implicado– con estos 11 consejos para una implicación sobresaliente.

Aunque "implicación" se convirtió en término de moda oficial hace tiempo, esto no quiere decir que tenga que ser un concepto que aburre hasta a las ovejas. Como sabrá cualquier profesional del sector de congresos y reuniones, la implicación –haciendo que la gente se involucre y se comprometa con una organización o idea– lo es todo.

Acaso sea por este motivo que es tan difícil de conseguir.

El futuro de las reuniones

Las tendencias tecnológicas constituyen un reto para el sector, pero también le brindan oportunidades para potenciar y extender las reuniones más allá de su valor nominal.

La tecnología es el ámbito del cambio más significativo que afronta el sector. De hecho, el 18% de los profesionales del sector de congresos y reuniones ya ha experimentado el cambio hacia las reuniones virtuales y/o híbridas; uno de los motivos por los que nuestro sector incluye la tecnología, junto con la política, los valores de competitividad, la responsabilidad social corporativa (RSC) y el cambio social, entre las claves del futuro de los eventos. Ésta es una de las conclusiones de la fase I del estudio de MPI sobre dicho tema (patrocinado por PSAV, Jumeirah Hotels & Resorts, Omni Hotels y la Fundación MPI).

Las tecnologías convergentes, las reuniones virtuales, la sobrecarga informativa, las videoconferencias, la gamification, el desarrollo de aplicaciones, la impresión 3D, las "calm technologies" [tecnologías diseñadas para evitar la sobrecarga informativa], la computación de código libre y en la nube, la realidad aumentada y el reconocimiento de voz cambiarán la forma en la que las empresas hacen negocios, planifican y celebran sus reuniones. Y, en tanto que algunas de las tendencias plantean desafíos para el sector –sobre todo en cuanto a la entrega de contenidos–, también le brindan oportunidades para potenciar y extender las reuniones más allá de su valor nominal.