Reuniones de empresa ¿Cómo organizar una?

Las claves para la organización de reuniones en la empresa:

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  1Objetivo de la reunión. Resulta imprescindible conocer qué objetivo perseguimos con su celebración, ya que no requiere igual preparación ni organización una reunión de departamento que una en la que intervenga la Dirección General de la empresa. De la clara definición del objetivo dependerán también el lugar elegido para celebrarla, el número y rango de asistentes, etc.
• 2Identificar si es una reunión preestablecida, por ejemplo las que se programan periódicamente en el tiempo, o bien se trata de una reunión extraordinaria. Son reuniones ocasionales y requerirán normalmente un mayor grado de control por no estar previamente previstas.
• 3Determinar los asistentes. En función del objetivo y de los temas a tratar en la reunión, se determinará la lista definitiva de asistentes, que puede contar con personal interno o externo de la empresa (asesores, clientes…). En este caso, deberán tenerse en cuenta cuestiones adicionales, como por ejemplo la necesidad de intérpretes. En función del tipo de reunión, los asistentes se distribuirán en función de su categoría y precedencia.
• 4Convocatoria. Una vez determinados los asistentes, debe realizarse la convocatoria de la reunión.
• 5Orden del día. Deben fijarse de antemano los temas a tratar, con una estimación del tiempo dedicado a cada uno de ellos. Se enviará a cada asistente una copia del orden del día con antelación a la reunión. Como mínimo deberán figurar: día, hora, lugar, temas a tratar, participantes, sustitutos en caso de ausencia...
• 6Documentación. Es necesario prever el tipo de documentación que será necesario preparar para la reunión, así como el número de copias necesarias de cada documento.
• 7Preparar el marco donde va a realizarse la reunión. En función del objetivo y del tipo de reunión de que se trate se elegirá la sede donde se celebrará, además de prever el resto de servicios auxiliares que puedan ser necesarios (medios audiovisuales para presentaciones, catering, grabación, videoconferencia…). Asimismo, deberá preverse cómo se realizará la recepción de los asistentes externos a la empresa.
• 8Acta. En el caso de reuniones donde intervengan órganos o personal directivo, es recomendable cuando no obligatorio levantar acta de la reunión, donde se consignen las distintas intervenciones y las decisiones acordadas en la misma.
• 9Preparación de la sala. El mismo día de la reunión es imprescindible inspeccionar la sala donde va a celebrarse y elaborar un check list de los conceptos y materiales que deben tenerse en cuenta para que todo esté listo: elementos decorativos, temperatura y ambientación de la sala, documentación necesaria, proyectores, pizarras, material para tomar notas, mobiliario adecuado...
• 10Gestión de interrupciones. La persona que organiza la reunión, normalmente la Secretaria, debe establecer con su superior la forma en que se gestionarán imprevistos y posibles interrupciones en la reunión, teniendo en cuenta que debe minimizarse el impacto de aquéllos sobre ésta y que en la medida de lo posible nunca deberá interrumpirse una reunión salvo por circunstancias excepcionales, y en todo caso, siguiendo un protocolo concreto de interrupción.